[Google]
Проект 2 Limona

Рубрики

Памятка опасностей для секретаря

СЕКРЕТАРЬ

Секретарь – кто это?

Секретарь – это работник, который помогает своему начальнику в административных вопросах, коммуникации и переписке, ведении записей, назначении встреч, работе с посетителями и выполняет другие вспомогательные задачи.

 

Выполняемые операции

 

Налаживать, давать, управлять, отвечать, приветствовать, готовить, прикреплять, хранить, печатать, проверять, загружать, читать, сообщать, устанавливать местонахождение, записывать, сравнивать, убирать, составлять, делать, выбирать, контролировать, манипулировать, обслуживать, входить, двигать, намечать, составлять смету, делать заметки, брать, устанавливать, наблюдать, транскрибировать, оценивать, следовать, поворачивать, подшивать, вводить, писать, фиксировать, вставлять, переводить, устанавливать.

 

Используемые инструменты и оборудование

 

Стул, бумагорезка, аппарат для учета почтовых расходов, компьютер, наушники, копировальная машина, факс, принтер, клавиатура, сканер, диктофон, лампа, телефон, монитор.

 

Синонимы, родственные и более узкие профессии

 

Секретарь-стенографистка, делопроизводитель, помощник руководителя, машинистка, оператор персонального компьютера, оператор дубликатной и фотокопировальной машины, специалист по документации, медицинский секретарь, школьный секретарь, социальный секретарь, стенографистка.

 

Описание деятельности

 

Планирует встречи, дает информацию звонящим, записывает под диктовку. Читает и распределяет поступающую почту. Разыскивает и присоединяет к корреспонденции соответствующие документы для ответа работодателя. Записывает под диктовку стенографическим способом или на магнитофон и расшифровывает стенографические или магнитофонные записи на пишущей машинке. Составляет и печатает рутинную переписку. Подшивает переписку и другие записи. Отвечает по телефону и дает информацию звонящим или переадресует звонки соответствующим служащим, делает исходящие звонки. Назначает встречи для работодателя. Приветствует посетителей, выясняет цель их прихода и провожает посетителей к работодателю или соответствующему лицу. Может координировать расписание поездок и бронирование. Может составлять и печатать статистические отчеты. Может координировать работу канцелярии. Может вести кадровую документацию. Может вести протоколы совещаний. Может копировать переписку или другие печатные материалы, используя копировальные машины. Может готовить исходящую почту, используя аппарат для подсчета почтовых расходов. Может готовить заметки, переписку и отчеты, используя оргтехнику.

 

Опасности в работе секретаря

 

• Секретари обычно работают в офисе, где они могут встречаться с различными опасностями, типичными для подобного рабочего места: поскальзываниями и падениями; проблемами, вызванными долгими часами работы за компьютером (боли в спине и руках, усталость глаз и т.д.), проблемами, связанными с плохой вентиляцией, и т.д.

• Положение секретаря по своей сути является подчиненным, что может создавать психологический дискомфорт и личные проблемы. Например, секретарям часто приходится задерживаться допоздна в офисе, подвергаться непристойному поведению со стороны посетителей и т.п.

 

Профессиональные опасности и риски

 

Опасности несчастных случаев и травмирования

• Падения с высоты (особенно с приставных лестниц, лестниц-стремянок или стульев, неправильным образом используемых, чтобы достать до полок, и т.п.).

• Поскальзывания и падения на полах (особенно полированных) из-за оставленных открытыми ящиков, болтающихся телефонных проводов и т.п.

• Порезы и уколы, вызванные краями бумаги, острыми канцелярскими принадлежностями (ножницами, скрепками, скобками) и т.д.

• Опасность ожогов вследствие пожара из-за электрических неисправностей в офисном оборудовании и других причин (например, курения), увеличенная присутствием большого количества бумаги.

 

Неблагоприятное воздействие физических факторов

Подверженность шумовым помехам от офисного оборудования, разговоров и т.д., усиленная плохими акустическими условиями.

 

Неблагоприятное воздействие химических факторов

• Контакт с веществами, выделяемыми офисным оборудованием, особенно копировальными машинами и лазерными принтерами (тонер, озон и т.п.). В хорошо вентилируемых помещениях возможность воздействия частиц тонера, озона и подобных веществ находится в пределах допустимых норм, однако эта возможность может увеличиться в плохо вентилируемой комнате, где находится несколько лазерных принтеров и копировальных машин.

• Периодический контакт с чистящими веществами, клеями, растворителями и другими химикатами, обычно используемыми в офисе, с сигаретным дымом или загрязненным воздухом из-за неис­правной системы вентиляции.

• Контакт с бумажной пылью и другими раздражителями, присутствующими в офисных помещениях.

 

Неблагоприятное воздействие биологических факторов

• Близкий контакт с посетителями и коллегами по работе может привести к увеличению риска инфекционных заболеваний, особенно в стесненных или неадекватно проветриваемых помещениях.

• Контакт с домашними паразитами и аллергенами, например клещами, тараканами, грибками и т.д.

 

Эргономические, психосоциальные и организационные факторы

 

• Эргономические и психологические проблемы, связанные с широким использованием компьютеров (подробная информация об опасностях, связанных с постоянным использованием компьютеров, содержится в информационном листке «Оператор персонального компьютера»):

– мышечно-скелетные проблемы;

– напряжение глаз;

– проблемы адаптации к компьютерным технологиям и т.п.

• Неполное прилегание наушников при использовании диктофона, что может вызвать раздражение внешнего ушного канала (даже хорошо прилегающий наушник может вызвать осложнения, если поместить его в уже зараженное ухо).

• Псиxoсоциальные проблемы, связанные с подчиненной позицией.

• Возможная подверженность словесному или физическому насилию со стороны посетителей, звонящих и т.п.

Примечание. Имеются сведения, что многие секретари страдают от синдрома закрытых помещений.

 

Меры по предупреждению воздействия опасностей

• Использование испытанной приставной лестницы или лестницы-стремянки. Осмотр лестницы перед подъемом на нее. Недопустимость подъема на неустойчиво установленную лестницу или лестницу со скользкими ступенями.

• Устройство акустического потолка или ограждения вокруг шумного оборудования.

• Размещение копировальной машины и лазерных принтеров в отдельном хорошо вентилируемом помещении.

• Применение профилактических мер, указанных в информационном листке «Оператор персонального компьютера».

• Обучение сотрудников распознавать и отвечать на угрозу насилия. Обеспечение сигналом тревоги или другим средством вызова помощи, или, при необходимости, возможностью сопровождения.

Комментарии запрещены.